Dataskyddsbeskrivning

För bokningar är personuppgiftsansvarig det företag eller den person som tiden bokas hos. Dess namn visas på bokningssidan. Calendo behandlar bokningsuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.

För Calendos användarkonton är personuppgiftsansvarig tjänstens operatör Salovuori Mikko Heikki (kundtjanst@calendo.fi).

• Personer som bokar: namn, e-postadress, eventuellt telefonnummer, övriga deltagares e-postadresser, svar på tilläggsfrågor (även en bild- eller PDF-bilaga, om arrangörens formulär begär det), tilläggsuppgifter, den bokade tiden, språk och tidszon samt företagets namn och mötesadressen, om de registreras i bokningen. Om du bokar via Google Sök eller Maps dessutom Googles bokningsidentifierare. Om du svarar på en sms-påminnelse, svaret (bekräftelse eller avbokning) och tidpunkten för det.
• AI-bokaren: om arrangören använder den och du skriver till dem via sms, WhatsApp, Instagram eller Messenger, ditt telefonnummer (eller ditt användar-id på Instagram eller Messenger) och samtalets meddelanden (även namn och e-postadress, om du uppger dem). Svaren skrivs av AI, och en bokning görs, flyttas eller avbokas först när du har bekräftat den. Arrangören kan läsa konversationen i Calendo och svara själv. Om AI-bokaren inte används ser arrangören på samma sätt de meddelanden du skickar i dessa kanaler eller som svar på en sms-påminnelse, och AI kan föreslå ett svar åt arrangören. Samtalet raderas 24 timmar efter det senaste meddelandet.
• Arrangörens övriga funktioner, om de används: anmälan till väntelista (namn, e-postadress och språk), respons på ett möte (betyg och kommentar), svar på en tidsförfrågan (namn, e-postadress och lämpliga tider), köp av klippkort (namn, e-postadress, kod och betalningens status), kod för stamkundsförmån samt anteckningar som arrangören gör om dig som kund.
• Månadsmedlemskap: om du köper ett medlemskap av arrangören, ditt namn, din e-postadress och ditt språk, din medlemskod, medlemskapets status, pris och faktureringsperiod, Stripes prenumerations- och kundidentifierare samt de bokningar som gjorts med medlemskapet.
• Apple Wallet: om du lägger till en bokning i Apple Wallet skapas passet på din begäran och sparas på din enhet. Det innehåller arrangörens namn, tjänsten, tiden, adressen eller videolänken, ditt namn och en länk för att hantera bokningen. Calendo skickar inte passet till Apple.
• Samtycke till marknadsföring: om du kryssar i den frivilliga rutan "Ni får skicka mig erbjudanden och nyheter" i bokningsformuläret, tidpunkten då samtycket lämnades och då det eventuellt återkallades. Med samtycke kan du också få meddelanden om arrangörens lediga tider i sista minuten; de skickas till kunder som tidigare besökt samma tjänst. För skickade erbjudandemeddelanden registreras en mottagarspecifik uppgift om utskicket och om en bokning gjordes via meddelandet.
• Förhindrande av missbruk: ett envägshashvärde som beräknas utifrån nätverksadressen och webbläsaren och som raderas efter 48 timmar.
• Calendos användare: namn, e-postadress (med Apple kan det vara en dold adress som Apple vidarebefordrar) och kontoidentifierare från inloggning med Google, Microsoft eller Apple, inställningar samt krypterade åtkomsttoken för kalendern (Google eller Microsoft). Om du ansluter en kalender med dess prenumerationsadress (t.ex. iCloud) sparas adressen och endast upptagna tider läses från den. För betalda paket dessutom paketet, prenumerationens status och Stripes kundidentifierare eller, för App Store-prenumerationer, Apples transaktionsidentifierare, produkt och giltighetstid. Om du aktiverar aviseringar via sms, ditt telefonnummer. Om du väljer att synas i Calendo-katalogen (calendo.fi/haku) visas företagets namn, logotyp, bransch, stad, tjänster och lediga tider offentligt.
• Mobilapp (iPhone och Android) och aviseringar: enhetens aviseringstoken, så att vi kan meddela dig om nya och avbokade bokningar. Token raderas när du loggar ut ur appen, stänger av aviseringarna eller tar bort appen. Appens aviseringar innehåller inte dina kunders namn. Appen förvarar inloggningstoken i enhetens skyddade lagringsutrymme.
• Hjälpassistent: en fråga som du skriver i assistenten Be om hjälp används endast för att ta fram svaret och sparas inte av Calendo.
• Teammedlemmar: namn, e-postadress och krypterade åtkomsttoken för kalendern (Google eller Microsoft).

Uppgifterna används för att göra, bekräfta, påminna om, flytta och avboka bokningar (fullgörande av avtal eller åtgärder före ingående av avtal) samt för att upprätthålla tjänstens informationssäkerhet (berättigat intresse). Uppgifter om Calendos användare används för att tillhandahålla användarkontot, prenumerationen, appens aviseringar och support (avtal) samt för att fullgöra bokföringsskyldigheter (rättslig förpliktelse). Ett samtal med AI-bokaren används endast för att göra, flytta eller avboka den bokning du ber om (avtal), och inget avgörs automatiskt utan din bekräftelse.

Erbjudanden och nyheter skickas per e-post endast med ditt samtycke (samtycke). Rutan är frivillig och inte förifylld, och bokningen är inte beroende av den. Du kan när som helst återkalla samtycket via länken i varje meddelande eller genom att kontakta arrangören; återkallandet påverkar inte bokningsmeddelanden. En rabattkod för stamkunder skickas som en del av bokningstjänsten (arrangörens berättigade intresse).

När du ansluter ett Google- eller Microsoft-konto använder Calendo uppgifterna från det endast för de bokningsfunktioner som visas i appen: inloggning, kontroll av lediga och upptagna tider, skapande, flyttning och avbokning av bokningar i den kalender du väljer samt utskick av bokningsmeddelanden till dina kunder från din egen adress. Från de kalendrar du väljer visar Calendo tid och rubrik för dina övriga händelser endast för dig i din egen bokningskalender och sparar dem inte. Calendo läser inte innehållet i din e-post. Vid inloggning med Apple får Calendo från Apple endast en kontoidentifierare, en e-postadress och, vid den första inloggningen, ditt namn.

Calendos användning och överföring av uppgifter som erhållits från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use). Uppgifterna används inte för reklam, säljs inte, används inte för att träna AI-modeller och lämnas inte ut till tredje parter, utom när det behövs för att tillhandahålla tjänsten eller när lag så kräver. Du kan när som helst återkalla åtkomsten i appens inställningar eller i ditt Google-konto.

• Cloudflare, Inc.: servrar och databas.
• Google Ireland Ltd: mätning av annonser på marknadsföringssidor, endast med samtycke.
• Anthropic, PBC: valfria AI-funktioner. För Pro-paketets förberedande sammanfattning skickas bokningens svar och tilläggsuppgifter endast när kontots användare begär en sammanfattning. En fråga som skrivits i assistenten Be om hjälp skickas för att ta fram svaret. Om arrangören använder AI-bokaren skickas meddelandena i sms-, WhatsApp-, Instagram- eller Messenger-samtalet samt arrangörens tjänster och lediga tider för att ta fram svaren. När arrangören ber om ett svarsförslag skickas samtalet och dina kommande bokningar hos arrangören. Om arrangören använder Fråga Calendo skickas en sammanfattning av arrangörens bokningar för att besvara frågan: kundernas namn, antal besök och datum, tjänster och priser, men inga kontaktuppgifter. Uppgifterna används inte för att träna AI-modeller.
• Stripe Payments Europe, Ltd.: betalningar för Calendo-prenumerationer (kortuppgifter behandlas endast av Stripe). Om arrangören begär betalning i samband med bokningen eller skickar en betalningslänk efter mötet betalar du på Stripes betalningssida (eller på plats med Tap to Pay på arrangörens iPhone) till arrangörens eget Stripe-konto. Stripe och arrangören ansvarar för betalningsuppgifterna; Calendo sparar endast beloppet, betalningens status och Stripes referensnummer. Månadsmedlemskap som arrangören säljer faktureras på samma sätt som en Stripe-prenumeration på arrangörens eget Stripe-konto.
• Twilio Inc.: sms- och WhatsApp-bekräftelser och -påminnelser, betalningslänkar, svar på påminnelser och AI-bokarens samtal, om arrangören använder dem och du har uppgett ett telefonnummer eller skickat ett meddelande. Dessutom aviseringar som en Calendo-användare själv har valt att få via sms (kundens namn och tid). WhatsApp-meddelanden förmedlas dessutom av Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp).
• Meta Platforms Ireland Ltd: AI-bokarens samtal på Instagram och Messenger, om arrangören har anslutit sin Facebook-sida eller sitt Instagram-konto och du skriver till dem där. Meta behandlar sina egna användares uppgifter enligt sin egen integritetspolicy.
• Zoom Communications, Inc.: videomötet och länken till det, om arrangören håller mötet i Zoom (mötets ämne, tid och ditt namn).
• Tjänster som arrangören ansluter med webhooks (t.ex. Zapier eller ett eget kundregister) får bokningens uppgifter; arrangören ansvarar för dem.
• Google LLC: kalenderhändelser, Google Meet-länkar och bekräftelsemeddelanden via det Google-konto som arrangören har anslutit. Om arrangören har aktiverat funktionen Reserve with Google skickar Calendo företagets uppgifter, tjänster och lediga tider till Google, tar emot namn, e-postadress och telefonnummer för personer som bokar via Google Sök eller Maps samt meddelar Google dessa bokningars status och om en bokning som inletts från Google bekräftades. Google behandlar sina egna användares uppgifter i enlighet med sin egen integritetspolicy.
• Microsoft Ireland Operations Ltd och Microsoft Corporation: kalenderhändelser, Microsoft Teams-länkar och bekräftelsemeddelanden via det Microsoft-konto som arrangören har anslutit.
• Apple Inc. och Apple Distribution International Ltd: inloggning med Apple, App Store-prenumerationer och aviseringar i iOS-appen (Apple Push Notification service). Apple behandlar App Store-betalningar enligt sina egna villkor; Calendo får endast prenumerationens identifierare och status.
• 650 Industries, Inc. (Expo): förmedlar mobilappens aviseringar till Apple (iPhone) och till Google Firebase Cloud Messaging (Android). Enhetens token och aviseringens text vidarebefordras, utan kundernas namn. Webbläsaraviseringar skickas utan innehåll via webbläsartillverkarens aviseringstjänst.

Personuppgiftsbiträdena kan behandla uppgifter utanför EU/EES. Överföringarna grundar sig på ramverket för dataskydd mellan EU och USA (Data Privacy Framework) eller på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

Bokningar inklusive bilagor raderas automatiskt efter den lagringstid som arrangören har ställt in (som standard 365 dagar efter mötet). Händelser som skapats i arrangörens egen kalender följer kalenderns egna inställningar. Samtal (AI-bokaren och meddelanden till arrangören) raderas 24 timmar efter det senaste meddelandet och anmälningar till väntelistan när dagen har passerat. Uppgifterna för ett användarkonto i Calendo raderas inom 30 dagar efter att kontot har raderats. Bokföringsmaterial bevaras under den tid som lagen kräver.

Du kan begära tillgång till dina uppgifter samt rättelse eller radering av dem, begränsa eller invända mot behandlingen och begära dataportabilitet. Du kan själv ladda ned eller radera de bokningsuppgifter som är kopplade till din e-postadress på sidan calendo.fi/omat-tiedot; arrangören får ett meddelande om raderingen. I andra ärenden som gäller bokningar ska du kontakta arrangören, och i ärenden som gäller användarkonton i Calendo adressen kundtjanst@calendo.fi. Du kan själv radera ditt Calendo-konto och alla dess uppgifter: i mobilappen under Inställningar → Radera kontot eller på webben under Inställningar → Inloggning → Radera kontot. Du kan också lämna in ett klagomål till dataombudsmannen i Finland (tietosuoja.fi).

Inga kakor sätts för personer som bokar. Bokningsformuläret sparar ett utkast som inte har skickats i webbläsarens sessionslagring tills fliken stängs. Om du kommer till bokningssidan via Google Sök eller Maps minns webbläsarens lokala lagring Googles hänvisningsidentifierare i 30 dagar, så att en bekräftad bokning kan rapporteras till Google på det sätt som Google kräver. För Calendos användare sätts nödvändiga inloggningskakor: en signerad sessionskaka för 7 dagar och kortlivade kakor för inloggningens status.

På Calendos marknadsföringssidor (t.ex. calendo.fi/esittely och registreringssidan) använder vi Google Ads-kakor för att mäta annonsering endast om du godkänner dem. Med dem utreds om en besökare som klickat på en annons skapade ett konto. Du kan när som helst ändra ditt val via länken Cookie-inställningar i sidfoten. De används aldrig på bokningssidor, i inbäddade bokningsformulär eller i administrationsvyn.

All trafik krypteras, administrationsvyn kräver inloggning, åtkomsttoken för kalendern lagras krypterade och det offentliga bokningsformuläret har skydd mot missbruk. Filer som bifogats en bokning kan laddas ned endast av arrangören. Mer information: calendo.fi/tietoturva.

Antalet sidbesök räknas med tjänsten Cloudflare Web Analytics, som inte använder kakor och inte identifierar eller spårar enskilda besökare mellan webbplatser.

Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras när tjänsten ändras. Den gällande versionen finns alltid på calendo.fi/privacy.