Tietosuojaseloste

Ajanvarauksissa rekisterinpitäjä on se yritys tai henkilö, jolta aika varataan. Sen nimi näkyy varaussivulla. Calendo käsittelee varaustietoja rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.

Calendon käyttäjätilien rekisterinpitäjä on palvelun ylläpitäjä Salovuori Mikko Heikki (tuki@calendo.fi).

• Varaajat: nimi, sähköpostiosoite, mahdollinen puhelinnumero, muiden osallistujien sähköpostiosoitteet, vastaukset lisäkysymyksiin (myös kuva- tai PDF-liite, jos järjestäjän lomake pyytää sitä), lisätiedot, varattu aika, kieli ja aikavyöhyke sekä yrityksen nimi ja tapaamisen osoite, jos ne kirjataan varaukseen. Jos varaat Googlen haun tai Mapsin kautta, lisäksi Googlen varaustunnisteet. Jos vastaat tekstiviestimuistutukseen, vastaus (vahvistus tai peruutus) ja sen ajankohta.
• Tekoälyvaraaja: jos järjestäjä käyttää sitä ja asioit tämän kanssa tekstiviestillä, WhatsAppilla, Instagramissa tai Messengerissä, puhelinnumerosi (tai Instagram- tai Messenger-käyttäjätunnisteesi) ja keskustelun viestit (myös nimesi ja sähköpostiosoitteesi, jos kerrot ne). Vastaukset laatii tekoäly, ja varaus tehdään, siirretään tai perutaan vasta, kun olet vahvistanut sen. Järjestäjä voi lukea keskustelun Calendossa ja vastata itse. Jos tekoälyvaraaja ei ole käytössä, järjestäjä näkee samalla tavalla viestit, jotka lähetät hänelle näissä kanavissa tai vastauksena tekstiviestimuistutukseen, ja tekoäly voi ehdottaa hänelle vastausta. Keskustelu poistetaan 24 tunnin kuluttua viimeisestä viestistä.
• Järjestäjän muut toiminnot, jos ne ovat käytössä: jonotuslistalle ilmoittautuminen (nimi, sähköpostiosoite ja kieli), palaute tapaamisesta (arvosana ja kommentti), aikakyselyn vastaukset (nimi, sähköpostiosoite ja sopivat ajat), sarjakortin osto (nimi, sähköpostiosoite, koodi ja maksun tila), kanta-asiakasedun koodi sekä järjestäjän asiakkaasta kirjaamat muistiinpanot.
• Kuukausijäsenyydet: jos ostat järjestäjältä jäsenyyden, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja kielesi, jäsenkoodi, jäsenyyden tila, hinta ja laskutuskausi, Stripen tilaus- ja asiakastunnisteet sekä jäsenyydellä tehdyt varaukset.
• Apple Wallet: jos lisäät varauksen Apple Walletiin, lippu luodaan pyynnöstäsi ja tallentuu laitteellesi. Siinä on järjestäjän nimi, palvelu, aika, osoite tai videolinkki, nimesi ja linkki varauksen hallintaan. Calendo ei lähetä lippua Applelle.
• Markkinointilupa: jos valitset varauslomakkeen vapaaehtoisen ruudun "Saa lähettää minulle tarjouksia ja uutisia", luvan antamisen ja mahdollisen perumisen ajankohta. Luvalla voit saada myös viestejä järjestäjän viime hetken vapaista ajoista; ne lähetetään asiakkaille, jotka ovat aiemmin käyneet samassa palvelussa. Lähetetyistä tarjousviesteistä kirjataan vastaanottajakohtainen lähetystieto ja se, tehtiinkö viestin kautta varaus.
• Väärinkäytön esto: verkko-osoitteesta ja selaimesta laskettu yksisuuntainen tiiviste, joka poistetaan 48 tunnin kuluttua.
• Calendon käyttäjät: Google-, Microsoft- tai Apple-kirjautumisen nimi, sähköpostiosoite (Applella se voi olla Applen välittämä piilotettu osoite) ja tilitunniste, asetukset sekä salatut kalenterin (Google tai Microsoft) käyttöoikeustunnukset. Jos yhdistät kalenterin tilausosoitteella (esim. iCloud), osoite tallennetaan ja siitä luetaan vain varatut ajat. Maksullisissa paketeissa lisäksi paketti, tilauksen tila ja Stripen asiakastunniste tai App Store -tilauksessa Applen tapahtumatunniste, tuote ja voimassaoloaika. Jos otat käyttöön ilmoitukset tekstiviestinä, puhelinnumerosi. Jos valitset näkyvyyden Calendo-hakemistossa (calendo.fi/haku), yrityksesi nimi, logo, toimiala, kaupunki, palvelut ja vapaat ajat näytetään julkisesti.
• Mobiilisovellus (iPhone ja Android) ja ilmoitukset: laitteen ilmoitustunniste, jotta voimme ilmoittaa uusista ja perutuista varauksista. Tunniste poistetaan, kun kirjaudut ulos sovelluksesta, poistat ilmoitukset käytöstä tai poistat sovelluksen. Sovelluksen ilmoituksissa ei välitetä asiakkaidesi nimiä. Sovellus säilyttää kirjautumistunnuksen laitteen suojatussa tallennustilassa.
• Ohjeet ja apu: Kysy apua -avustajaan kirjoittamaasi kysymystä käytetään vain vastauksen laatimiseen, eikä Calendo tallenna sitä.
• Tiimin jäsenet: nimi, sähköpostiosoite ja salatut kalenterin (Google tai Microsoft) käyttöoikeustunnukset.

Tietoja käytetään varauksen tekemiseen, vahvistamiseen, muistutuksiin, siirtämiseen ja peruuttamiseen (sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimet) sekä palvelun tietoturvan ylläpitoon (oikeutettu etu). Calendon käyttäjien tietoja käytetään käyttäjätilin, tilauksen, sovelluksen ilmoitusten ja tuen hoitamiseen (sopimus) sekä kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseen (lakisääteinen velvoite). Tekoälyvaraajan keskustelua käytetään vain pyytämäsi varauksen tekemiseen, siirtämiseen tai perumiseen (sopimus), eikä mitään päätetä automaattisesti ilman vahvistustasi.

Tarjouksia ja uutisia lähetetään sähköpostilla vain suostumuksellasi (suostumus). Ruutu on vapaaehtoinen eikä valmiiksi valittu, eikä varaus riipu siitä. Voit perua luvan milloin tahansa jokaisessa viestissä olevalla linkillä tai ottamalla yhteyttä järjestäjään; peruminen ei vaikuta varausviesteihin. Kanta-asiakkaan alennuskoodi lähetetään osana varauspalvelua (järjestäjän oikeutettu etu).

Kun yhdistät Google- tai Microsoft-tilin, Calendo käyttää sen tietoja vain sovelluksessa näkyviin varaustoimintoihin: kirjautumiseen, vapaiden ja varattujen aikojen tarkistamiseen, varausten luomiseen, siirtämiseen ja perumiseen valitsemassasi kalenterissa sekä varausviestien lähettämiseen asiakkaillesi omasta osoitteestasi. Valitsemistasi kalentereista Calendo näyttää muiden merkintöjesi ajan ja otsikon vain sinulle omassa varauskalenterissasi eikä tallenna niitä. Calendo ei lue sähköpostiesi sisältöä. Apple-kirjautumisessa Calendo saa Applelta vain tilitunnisteen, sähköpostiosoitteen ja ensimmäisellä kirjautumiskerralla nimesi.

Googlen rajapinnoista saatujen tietojen käyttö ja siirto noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, myös sen Limited Use -vaatimuksia. Tietoja ei käytetä mainontaan, myydä, käytetä tekoälymallien kouluttamiseen eikä luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi palvelun toteuttamiseksi tai lain niin vaatiessa. Voit perua pääsyn milloin tahansa sovelluksen asetuksista tai Google-tililtäsi.

• Cloudflare, Inc.: palvelimet ja tietokanta.
• Google Ireland Ltd: mainonnan mittaus markkinointisivuilla, vain suostumuksella.
• Anthropic, PBC: valinnaiset tekoälytoiminnot. Pro-paketin valmistautumistiivistelmää varten varauksen vastaukset ja lisätiedot lähetetään vain, kun tilin käyttäjä pyytää tiivistelmää. Kysy apua -avustajaan kirjoitettu kysymys lähetetään vastauksen laatimiseksi. Jos järjestäjä käyttää tekoälyvaraajaa, teksti-, WhatsApp-, Instagram- tai Messenger-keskustelun viestit sekä järjestäjän palvelut ja vapaat ajat lähetetään vastausten laatimiseksi. Kun järjestäjä pyytää vastausehdotusta, keskustelu ja tulevat varauksesi hänellä lähetetään. Jos järjestäjä käyttää Kysy Calendolta -toimintoa, hänen kysymykseensä vastaamiseksi lähetetään tiivistelmä hänen varauksistaan: asiakkaiden nimet, käyntien määrät ja päivät, palvelut ja hinnat, mutta ei yhteystietoja. Tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
• Stripe Payments Europe, Ltd.: Calendo-tilausten maksut (korttitiedot käsittelee vain Stripe). Jos järjestäjä pyytää maksun varauksen yhteydessä tai lähettää maksulinkin tapaamisen jälkeen, maksat Stripen maksusivulla (tai paikan päällä järjestäjän iPhoneen Tap to Pay -toiminnolla) järjestäjän omalle Stripe-tilille. Maksutiedoista vastaavat Stripe ja järjestäjä; Calendo tallentaa vain summan, maksun tilan ja Stripen viitenumerot. Järjestäjän myymät kuukausijäsenyydet laskutetaan samoin Stripen tilauksena järjestäjän omalla Stripe-tilillä.
• Twilio Inc.: teksti- ja WhatsApp-vahvistukset ja -muistutukset, maksulinkit, vastaukset muistutuksiin ja tekoälyvaraajan keskustelut, jos järjestäjä käyttää niitä ja annoit puhelinnumeron tai lähetit viestin. Lisäksi ilmoitukset, jotka Calendon käyttäjä on itse valinnut saavansa tekstiviestinä (asiakkaan nimi ja aika). WhatsApp-viestit välittää lisäksi Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp).
• Meta Platforms Ireland Ltd: tekoälyvaraajan keskustelut Instagramissa ja Messengerissä, jos järjestäjä on yhdistänyt Facebook-sivunsa tai Instagram-tilinsä ja lähetät viestin sinne. Meta käsittelee omien käyttäjiensä tietoja oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
• Zoom Communications, Inc.: videotapaaminen ja sen linkki, jos järjestäjä pitää tapaamisen Zoomissa (tapaamisen aihe, aika ja nimesi).
• Palvelut, jotka järjestäjä yhdistää webhookeilla (esim. Zapier tai oma asiakasrekisteri), saavat varauksen tiedot; niistä vastaa järjestäjä.
• Google LLC: kalenterimerkinnät, Google Meet -linkit ja vahvistusviestit järjestäjän yhdistämän Google-tilin kautta. Jos järjestäjä on ottanut käyttöön Varaa Googlessa -toiminnon, Calendo lähettää Googlelle yrityksen tiedot, palvelut ja vapaat ajat, saa Googlen haun tai Mapsin kautta varaavien nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä ilmoittaa Googlelle näiden varausten tilan ja sen, vahvistuiko Googlesta alkanut varaus. Google käsittelee omien käyttäjiensä tietoja oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
• Microsoft Ireland Operations Ltd ja Microsoft Corporation: kalenterimerkinnät, Microsoft Teams -linkit ja vahvistusviestit järjestäjän yhdistämän Microsoft-tilin kautta.
• Apple Inc. ja Apple Distribution International Ltd: Apple-kirjautuminen, App Store -tilaukset ja iOS-sovelluksen ilmoitukset (Apple Push Notification service). App Store -maksut käsittelee Apple omien ehtojensa mukaisesti; Calendo saa vain tilauksen tunnisteet ja tilan.
• 650 Industries, Inc. (Expo): välittää mobiilisovelluksen ilmoitukset Applelle (iPhone) ja Googlen Firebase Cloud Messaging -palveluun (Android). Mukana kulkevat laitteen tunniste ja ilmoituksen teksti, ei asiakkaiden nimiä. Selaimen ilmoitukset lähetetään ilman sisältöä selaimen valmistajan ilmoituspalvelun kautta.

Käsittelijät voivat käsitellä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Varaukset liitteineen poistetaan automaattisesti järjestäjän asettaman säilytysajan jälkeen (oletuksena 365 päivää tapaamisesta). Järjestäjän omaan kalenteriin luodut merkinnät noudattavat kalenterin omia asetuksia. Keskustelut (tekoälyvaraaja ja viestit järjestäjälle) poistetaan 24 tunnin kuluttua viimeisestä viestistä ja jonotuslistan ilmoittautumiset, kun päivä on mennyt. Calendon käyttäjätilin tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa tilin poistamisesta. Kirjanpitoaineisto säilytetään lain edellyttämän ajan.

Voit pyytää pääsyä tietoihisi sekä niiden oikaisemista tai poistamista, rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä ja pyytää tietojen siirtämistä. Voit ladata sähköpostiosoitteeseesi liittyvät varaustiedot tai poistaa ne itse sivulla calendo.fi/omat-tiedot; järjestäjä saa poistosta ilmoituksen. Muissa varauksia koskevissa asioissa ota yhteyttä järjestäjään, Calendon käyttäjätiliä koskevissa osoitteeseen tuki@calendo.fi. Voit poistaa Calendo-tilisi ja kaikki sen tiedot itse: mobiilisovelluksessa kohdassa Asetukset → Poista tili tai verkossa kohdassa Asetukset → Kirjautuminen → Poista tili. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

Varaajille ei aseteta evästeitä. Varauslomake säilyttää lähettämättömän luonnoksen selaimen istuntomuistissa, kunnes välilehti suljetaan. Jos tulet varaussivulle Googlen haun tai Mapsin kautta, selaimen paikallinen tallennustila muistaa Googlen viittaustunnisteen 30 päivää, jotta vahvistuneesta varauksesta voidaan ilmoittaa Googlelle sen vaatimalla tavalla. Calendon käyttäjille asetetaan välttämättömät kirjautumisevästeet: allekirjoitettu istuntoeväste 7 päiväksi ja lyhytikäiset kirjautumisen tilaevästeet.

Calendon markkinointisivuilla (esim. calendo.fi/esittely ja rekisteröitymissivu) käytämme Google Adsin evästeitä mainonnan mittaamiseen vain, jos hyväksyt ne. Niillä selvitetään, loiko mainosta klikannut kävijä tilin. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa sivun alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä. Varaussivuilla, upotetuissa varauslomakkeissa ja hallintanäkymässä niitä ei käytetä.

Kaikki liikenne salataan, hallintanäkymä vaatii kirjautumisen, kalenterin käyttöoikeustunnukset tallennetaan salattuina ja julkisessa varauslomakkeessa on väärinkäytön esto. Varaukseen liitetyt tiedostot voi ladata vain järjestäjä. Tarkemmin: calendo.fi/tietoturva.

Sivujen käyntimäärät lasketaan Cloudflare Web Analytics -palvelulla, joka ei käytä evästeitä eikä tunnista tai seuraa yksittäisiä kävijöitä sivustolta toiselle.

Selostetta voidaan päivittää palvelun muuttuessa. Voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa calendo.fi/privacy.